Comme lecteur, est-ce que les mots « rapport annuel » vous font l’effet d’un somnifère? Voici le sempiternel programme : austères colonnes de chiffres de la section finances, lettres monotones du CA et interminables remerciements tout au long du texte. Il est regrettable de dire que le terme « rapport annuel » rime la plupart du temps avec repos éternel. Il est peut-être temps de « présenter votre année » autrement, voire d’une façon radicalement nouvelle.
Laissez tomber le modèle standard et créez un document mémorable formaté sur mesure pour votre OBNL. Créer un tel document demande de l‘audace mais inspirera votre équipe et les différentes parties prenantes de votre organisme.
Commençons à la case départ
Posons LA question : pourquoi faites-vous un rapport annuel? Pour les entreprises, le rapport annuel est une obligation envers leurs actionnaires visant à les rassurer sur leur investissement. Pour les OBNL, les raisons sont à la fois différentes et plus nombreuses.
En premier lieu, les donateurs veulent sentir qu’ils font partie d’un regroupement plus grand qu’eux-mêmes. Ils veulent constater leur appartenance à une communauté de personnes réunies autour d’une cause. Votre organisme est le véhicule qui leur permet de faire partie de cette communauté. Alors faites d’abord un examen attentif de vos publics dans vos bases de données. Votre plus grande erreur serait de ne pas bien les connaître. Savoir qui est votre public fait une grande différence pour savoir de quoi et comment vous leur parlerez en termes d’impact annuel.
Un exercice de segmentation
Ensuite, vos lecteurs veulent savoir (et voir!) comment ils ont amélioré leur communauté. Pour leur démontrer clairement, vous devez adapter votre message à leurs attentes. Croyez-nous, cela vaut vraiment la peine de créer une communication adaptée à chaque public. Pensez à vos choix de consommateur : si un tel vêtement ne vous plaît pas, s’il est de mauvaise taille ou que le style ne vous convient pas, vous n’achetez pas.
Voici quelques exemples de segmentation:
- Impact: Vous parlez ici au grand donateur ou au donateur corporatif qui est principalement intéressé par une mesure d’impact portant sur les causes sociales qu’il soutient. Dans ce cas, cela veut dire des statistiques et des données comparatives
- Gratitude : Vous parlez ici au petit ou au moyen donateur soucieux de reconnaissance. Vous proposerez un contenu mixte, quelques chiffres, des histoires originales de donateurs et de sincères mots de remerciement.
- Communauté : Vous parlez ici à vos partenaires, alors présentez vos réalisations en montrant comment leur précieuse collaboration est bénéfique à toute la communauté. Remerciez les personnes de votre réseau de partager la vision commune d’un avenir meilleur et ajoutez un appel à l’action pour les partenaires les plus engagés.
Chacun de ces trois exemples possède un style qui lui est propre et qui fera vibrer les cordes sensibles de chaque public. Montrez-leur combien leur apport est bénéfique au succès de votre organisme et de votre mission. Rappelez-vous, VOUS n’êtes pas l’histoire, mais bien le véhicule qui leur permet d’agir. En consultant votre document, le lecteur devrait pouvoir se projeter dans un avenir meilleur. Visez à atteindre le parfait équilibre entre informer et inspirer vos lecteurs, et non à les submerger de chiffres et de programmes.
« Je n’ai pas le temps de créer trois rapports distincts ! »
Bien sûr. Et personne ne vous demande de le faire. Grâce à la technologie numérique, vous pouvez transformer un rapport annuel ennuyeux en un document interactif qui évolue avec le temps. Vous passez du rapport annuel statique à un rapport d’impact annuel vivant. Cela s’appelle un microsite, une sorte de mini site Web. La version PDF en ligne de votre rapport annuel n’est PAS un véritable rapport numérique… Il manque de magie et demeure statique.
Puisque votre microsite sera un site Web autonome dont l’unique but sera de réunir tous les éléments clés illustrant votre impact au cours de la dernière année, les possibilités sont infinies! Imaginez un rapport annuel qui comprendrait des témoignages de personnes dont les vies ont été transformées par vos services. Ajoutez-y des graphiques dynamiques qui montrent comment votre santé financière a été améliorée grâce à la générosité de vos donateurs. Le tout formulé dans un style rédactionnel lisible et adapté au Web qui respecte les centres d’intérêts de vos lecteurs.
Chez Phil, nous proposons des microsites pour remplacer les rapports annuels traditionnels depuis un bon moment. Dans un contexte où chaque dollar compte, les coûts associés à l’impression et l’expédition d’un rapport annuel traditionnel semblent d’un autre génération. De plus, les données analytiques propres au numérique vous aident à mesurer l’efficacité de votre stratégie lorsque vous communiquez avec vos donateurs via un microsite. En sachant combien de fois votre microsite a été visité, combien de temps les gens passent sur différents types de contenu, voire même qui sont ces gens, vous pouvez ajuster votre contenu année après année et l’améliorer.
En présentant l’information de façon plus dynamique et en plus petits blocs, autant sur les appareils mobiles que les stations, le choix d’un microsite s’avère une bonne décision à cause de sa grande flexibilité. L’expérience globale de votre lecteur devient plus visuelle, offrant des possibilités illimitées de témoignages via la vidéo par exemple. Vous augmentez d’autant l’engagement de votre public.
Finalement, un microsite améliore aussi votre référencement naturel (SEO), donc votre rang dans les résultats de recherche. En effet, en optant pour un microsite et un contenu en langage HTML, plutôt qu’un document PDF, vous améliorez automatiquement votre référencement grâce à un contenu plus riche et diversifié.
Votre équipe de collecte de fonds vous remerciera de pouvoir facilement partager les trésors d’information désormais accessibles de votre rapport annuel sur les médias sociaux, dans ses campagnes courriel et dans le marketing numérique.
Le changement est toujours ardu, mais il y a des moments où il devient plus facile de se décider. Profitez des défis propres au contexte actuel pour passer à une super présentation numérique de votre impact annuel dès aujourd’hui. Soyez audacieux ! Vous ne serez pas seul à relever le défi, nous vous accompagnerons pas à pas.
Planifiez un entretien avec nous dès maintenant pour ne pas être pris de court au printemps. Si vous travaillez avec une équipe de création externe comme la nôtre, vous devez compter de 6 à 12 semaines pour mener à terme un tel projet. N’hésitez pas à passer du rapport annuel traditionnel au microsite d’impact annuel !
