Du temps (et de l’argent) bien investi : créer un solide rapport annuel

Écrit par Kim Fuller

Le rapport annuel peut s’avérer un superbe document créatif, très utile pour illustrer les succès récents de votre organisme. C’est le moment idéal pour briller et épater vos actionnaires avec vos accomplissements des derniers douze mois. Pourtant, le résultat est souvent plutôt ennuyeux. Mais pourquoi?

Développer un rapport annuel est souvent considéré comme une corvée dispendieuse. Néanmoins, lorsqu’il est bien réalisé, bien pensé et rempli de renseignements utiles, le jeu en vaut amplement la chandelle !

En fait, le rapport annuel est bien plus qu’une simple rétrospection de la dernière année : c’est aussi un puissant outil pour les collectes de fonds à venir. Afin d’épargner, les organismes impriment de moins en moins de copies du rapport annuel et n’en donnent qu’aux membres du conseil d’administration et aux actionnaires principaux. La plus grande erreur de cette tactique est de ne pas prendre en compte les futurs donateurs, partenaires et commanditaires. Le rapport pourrait même servir à recruter du personnel de qualité. 

Les problèmes courants de la production d’un rapport annuel 

  •  L’organisme n’a pas de stratégie prédéterminée pour l’année, encore moins pour la direction du rapport. 
  • Le personnel pour développer et gérer le projet est limité
  • Les ressources et fonds nécessaires sont limités pour faire appel à des professionnels en conception graphique et création de contenu 
  • L’organisme ne fait pas appel à une équipe créative pour établir le thème du rapport
  • L’organisme ne sait pas qui engager pour produire le document 

Comment préparer un rapport annuel que les gens voudront lire (et apprécieront!) 

Le document s’appelle un rapport annuel, non pas un rapport historique. Concentrez-vous  toujours sur la dernière année fiscale et éviter les détails inutiles concernant votre organisme qui n’auraient pas de liens avec la dernière année encourue.

Racontez une histoire. Les gens se rappellent des histoires et les racontent à leur tour. Elles sont poignantes, inspirantes et encouragent les gens à agir. Pour les organismes à but non-lucratif, les récits peuvent être efficaces pour n’importe quel objet de communication, y compris le rapport annuel.

Montrez où va l’argent! Les gens sont beaucoup plus enclins à vous supporter s’ils sont convaincus que leur argent sera utilisé à bon escient. Créez des visuels de type infographiques qui aideront à comprendre où vont les dons. Cela aidera grandement à alléger les longues pages de données financières que vous devez inclure dans votre rapport. 

N’oubliez pas de créer une version en ligne qui soit vivante. Considérez par exemple la création d’un microsite au lieu de simplement ajouter une version PDF du rapport sur votre site.

Vous pourriez même créer une version vidéo de votre rapport annuel !

Maximisez le fruit de vos efforts en réutilisant des éléments du contenu tout au long de l’année sur vos autres plateformes de communication comme les médias sociaux, votre blog ou vos envois emails. 

Paver le chemin du succès

La « Enterprise Foundation, Inc. » a publiée un « Guide détaillé pour la production d’un rapport annuel professionnel » duquel nous avons extrait les huit conseils suivants : 

  1. Conservez bien vos données
  2. Nommez un chargé de projet
  3. Établissez un budget
  4. Développez un thème
  5. Ayez une apparence professionnelle
  6. Soyez précis – des faits jusqu’aux détails financiers
  7. Brossez le portrait de votre travail – en mots et en photos
  8. Choisissez un bon imprimeur

Travailler avec des designers et des consultants :

  • Déterminez vos attentes : soyez clairs sur ce que vous voulez, pour quand vous le voulez et quel est votre budget
  • Exigez une soumission ou établissez un coût maximal pour le projet. Demandez si les dépenses supplémentaires afférentes au projet sont facturées nettes ou majorées
  • De bonnes questions vous aiderons à respecter votre budget et vous donneront une idée des heures nécessaires à la réalisation des différentes tâches
  • Établissez qui sera la personne contact dès le début
  • Entendez vous sur les étapes, les dates butoirs, les paiements et les paiements supplémentaires en cas de dépassements de dates butoirs

Ne commencez pas trop tard

Ce n’est pas le genre de document que vous voulez composer à la dernière minute. Planifiez à l’avance et laissez-vous assez de temps pour chacune des étapes.

Estimer le budget                                                                    3 mois à l’avance

Préparer d’un échéancier détaillé                                              3 mois à l’avance

Recruter des commanditaires                                                   3 mois à l’avance

Remue-méninges sur le thème, contenu et photos                     3 mois à l’avance

Choisir les consultants (si nécessaire)                                 2 1/2 mois à l’avance                                

Faire un brouillon, raffiner, réviser                                        2 1/2 mois à l’avance

Approuver le concept du design initial                                        2 mois à l’avance

Mettre en page le brouillon                                                   1 1/2 mois à l’avance

Rassembler le brouillon pour les approbations finales             1 1/2 mois à l’avance

Réquisitionner une estimation des imprimeurs                      7 semaines à l’avance

Choisir l’imprimeur                                                             6 semaines à l’avance

Préparer la version finale pour l’imprimeur, réviser                4 semaines à l’avance

Envoyer à l’imprimeur                                                         3 semaines à l’avance

Recevoir le rapport final

Quel genre de budget doit-on prévoir?

Le coût d’un rapport annuel typique d’une quinzaine de pages peut varier entre 7 500 $ et

20 000 $. Cependant, déléguer l’écriture et la coordination du rapport à vos employés peut ramener ces coûts aux alentours de 4 500 $ à 10 000 $. Si vous envoyez des copies par la poste, n’oubliez pas de calculer le prix d’une enveloppe et d’un timbre pour chaque copie.

Pour une version amincie et simplifiée de quatre pages, le prix varie entre 2 500 $ et 6 500 $, incluant la coordination, l’écriture, le design, l’impression et les autres dépenses connexes.

Si votre rapport doit être bilingue, ajoutez 30 % à 40 % pour la production de la deuxième version. 

Évidemment, les coûts d’impression varient dépendamment de la taille de l’organisation et le prix variera aussi si vous décidez d’inclure une version vidéo ou en ligne. 

Afin d’épargner sur les coûts d’impression et d’envoi postal, vous pourriez remettre les rapports imprimés lors d’un évènement auquel les actionnaires et membres du conseil prendront part. Une autre façon d’épargner serait de faire un microsite et d’inviter les gens à s’y rendre par email ou par les médias sociaux. 

Ayez du plaisir!

Au lieu de percevoir ce projet comme une corvée, voyez le en tant que projet auquel vous êtes privilégié de prendre part. Quoi de plus gratifiant que de faire une rétrospective sur vos accomplissements de la dernière année ? Prenez le temps de vous féliciter ! Mettez en lumière le succès et la détermination de vos employés et bénévoles, et n’ayez pas peur d’annoncer quels sont vos objectifs pour l’année à venir. Faites connaître aux gens votre direction et ce qu’ils peuvent faire pour contribuer à atteindre vos objectifs.