L’importance d’une base de données pour les OSBL

Pour bien des gens, une base de données (BD) n’est qu’un outil pour garder en mémoire un historique des dons et pour produire des reçus fiscaux. Certes, c’est le meilleur registre de dons et reçus d’impôt que vous pouvez avoir (il est même très apprécié des vérificateurs de l’ARC), mais une BD c’est bien plus que ça!

Non seulement une bonne BD vous permet-elle de conserver une foule de renseignements à propos de vos donateurs, mais également de tous vos contacts professionnels (bénévoles, membres du C.A., fournisseurs, employés…). Vous seriez surpris de constater que plusieurs de vos contacts sont des donateurs actifs ou  potentiels !

À quoi peut-on s’attendre d’une base de données?

En général

Partagez vos contacts : cartes professionnelles, démarcheurs, donateurs, bénévoles, fournisseurs, adresses postales, courriels, téléphones, information pertinente, historique des envois, dons et communications.

Identifiez facilement vos listes : bénévoles, membres du CA, donateurs qui répondent à certains critères, personnes à informer concernant un sujet donné.

Effectuez rapidement vos envois : publipostage ou courriel, lettres personnalisées, étiquettes ou enveloppes.

Gestion de la relation client (CRM « Customer Relationship Management »)

Documentez vos suivis : avec qui avez-vous discuté?  Quand, comment et pourquoi? Y a-t-il un suivi à faire? Quelles sont les prochaines étapes? Voir rapidement l’historique des suivis (les vôtres et ceux de vos collègues).

Conservez et classez les documents importants reliés aux gens et aux suivis: (fichiers Word, Excel, PowerPoint, courriels reçus ou photos, etc.)

Analyses, statistiques et prospection

Dons et activités bénéfices : qu’avez-vous amassé en dons en 2013? Quelle est la progression de vos cocktails depuis que vous en faites? Qui sont les donateurs qui ont atteint le palier des 10 000 $ donnés en 2013?

Liens et affiliations : qui connaît qui? Qui est la meilleure personne à contacter afin de rejoindre tel donateur potentiel? Qui a les meilleures connexions?

Les pièges à éviter

Une banque de données maison

Si vous utilisez une BD maison, gardez à l’esprit que le système doit progresser au rythme des tendances technologiques. La plupart des logiciels ou BD « maisons » sont développés par un membre de l’équipe ou un bénévole. Cette personne demeure souvent la seule ressource technique pour les demandes d’améliorations ou de modifications. Vous serez dans le pétrin si cette personne n’est pas disponible quand vous en aurez le plus besoin. Un logiciel en santé doit faire l’objet d’un développement continu.

En choisissant un logiciel commercial établi, vous avez l’assurance qu’il continuera d’évoluer non pas grâce à une seule personne, mais plutot grâce à une équipe et une entreprise qui se doit d’offrir un service de qualité afin de rester compétitive ! Bien entendu, la compagnie qui développe ou distribue un logiciel commercial n’est pas à l’abri de la faillite. C’est pourquoi il est très important de vérifier les références de l’entreprise avant de prendre une décision.

Un système sans possibilité de personnalisation

Chaque organisation a des besoins précis et des informations différentes à documenter dans sa BD. Il suffit de penser par exemple à une Fondation aidante aux personnes atteintes de déficience visuelle. Il pourrait être important pour cette Fondation de documenter le nom ainsi que la race des chiens guides.

Avec le temps votre organisme connaîtra peut-être une croissance et vos modes de gestion évolueront. Vous devez être capable d’ajouter de nouvelles fonctions répondant à vos nouveaux besoins.

Planifiez à l’avance et en voyant à long terme

Faites attention de ne pas prendre de décisions trop hâtives quant à la personnalisation de votre BD. Vous devez vous poser les bonnes questions afin de prendre les meilleures décisions par rapport à vos besoins à court et à long terme. Par exemple, vous aimeriez ajouter un champ dans la fiche des dons pour documenter la provenance du don («­ individu » ou de « compagnie »). Vous risquez de ne pas documenter l’information au bon endroit ! Dans cet exemple, l’information ne doit pas être documentée dans la fiche des dons, mais plutôt dans la fiche des clients. Pourquoi? Parce que la provenance du don, « individu » ou « compagnie », est une caractéristique propre au donateur. C’est le donateur qui est « individu » ou « compagnie » et non pas le don.

N’hésitez pas à contacter votre fournisseur afin de lui demander conseil. Celui-ci devrait être en mesure de bien vous conseiller.

Demande de statistiques impossibles

Rien n’est impossible pourvu que l’information sur laquelle vous cherchez des statistiques soit bien documentée. Par exemple, si vous n’avez pas spécifié l’emploi d’un donateur, vous ne pourrez baser une recherche ultérieure sur ce critère.

Fausser les données

L’exemple le plus fréquent serait de remettre un reçu fiscal personnel au nom du président d’une compagnie ayant fait un don provenant d’un chèque de compagnie. En procédant ainsi, vous faites face à deux conséquences :

a)   cette pratique est illégale selon l’Agence du revenu du Canada (ARC)

b)   vous faussez vos propres statistiques

Attention à cette mauvaise pratique qui, soit dit en passant, se fait de plus en plus rare…

 

En conclusion

La gestion de plusieurs listes et données peut s’avérer un vrai casse-tête. De plus, vous vous devez d’être une organisation efficace et exemplaire auprès de vos donateurs afin de mieux les retenir.

En utilisant votre BD adéquatement, tous les contacts sont regroupés au même endroit. Imaginez un bottin centralisé qui contient tous les contacts des membres de votre équipe, qui est accessible à tous et quotidiennement mis à jour par vous et vos collègues, sans dédoublement de saisie!

Épargnez temps, argent et frustration en implantant une base de données solide qui vous permettra d’améliorer votre méthode de travail. Que ce soit pour aider votre équipe de marketing ou vos responsables en collecte de fonds à mieux cibler les donateurs potentiels ou afin de mieux documenter vos relations, une bonne BD est un investissement minime qui sera sans aucun doute très payant.

Cet article est écrit par Pierre Brochu, Président chez Logilys Inc. -Collaborateur invité.

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