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L’importance d’une base de données unifiée pour votre organisation à but non lucratif

Pour de nombreuses organisations à but non lucratif, une base de données de donateurs n’est rien de plus qu’un outil qui permet de garder une trace des dons passés et créer des reçus fiscaux. Cependant, lorsque les OBNL profitent des différentes fonctionnalités qu’un système unifié peut offrir, la base de données devient beaucoup plus utile. En effet, les organisations à but non lucratif devraient investir dans un logiciel complet de gestion des relations (CRM) pour gérer les donateurs actuels, interpeler leurs partenaires de façon inclusive, et créer des rapports personnalisés.

Un système CRM vous permettra non seulement de conserver des informations pratiques sur vos donateurs, mais il fera également le suivi de tous vos autres contacts, y compris les relations avec les bénévoles, les membres du conseil d’administration, les fournisseurs, les employés, les subventionneurs, les partenaires, et bien plus.

Bien sûr, il existe un large éventail de solutions CRM disponibles pour les OBNL, et la plateforme que vous choisirez peut grandement influencer les opérations quotidiennes de votre équipe ainsi que votre capacité à collecter des dons. Pour vous aider à prendre une décision, passons en revue ce qu’il faut rechercher dans un CRM et ce qu’il faut éviter.

Vue d’ensemble

Votre CRM est le cœur de l’infrastructure technologique de votre organisme à but non lucratif. Un CRM complet est votre base de données de donateurs, qui héberge les profils de tous vos contacts. Ces profils comprennent des informations primordiales telles que le nom du donateur, ses coordonnées, son historique d’engagement, ses préférences de communication et toute autre donnée pertinente.

Ces données peuvent être utilisées pour créer des listes de communication segmentées, créer des messages personnalisés, suivre l’efficacité de vos stratégies chez les différents groupes de donateurs, etc. Certaines OBNL pourraient même être intéressées par un CRM intégré au site Web pour permettre un flux d’informations plus fluide entre leur site Web et leur base de données; il serait donc possible d’avoir une liste de donateurs récents affichée automatiquement sur leur site Web.

En fin de compte, chaque solution CRM comporte des fonctionnalités spécialisées différentes, mais toute solution dans laquelle vous investissez devrait fournir de solides outils d’analyse et de gestion des relations.

Gestion des relations

Vos profils de donateurs ne devraient pas demeurer statiques après votre premier contact. Au contraire, ces profils sont des relations dynamiques qui devraient être mises à jour à mesure que les donateurs cheminent avec vous: cela implique de faire le suivi des communications avec les donateurs, d’inscrire leur réponse, de noter si un suivi est nécessaire et de savoir quel membre de l’équipe est responsable du suivi.

Avoir sous la main des profils de donateurs complets peut vous aider à créer des messages personnalisés, que ce soit pour des individus ou des groupes. Par exemple, vous pouvez utiliser votre logiciel CRM pour créer des tags, ou un autre type de désignation, pour sélectionner les partenaires appartenant à des groupes distincts, tels que des donateurs de longue date, des donateurs qui ont également fait du bénévolat, des donateurs récurrents, de nouveaux donateurs et autres. En segmentant vos donateurs, votre organisation sera en mesure d’avoir un aperçu détaillé de chaque donateur en un coup d’œil.

Analytique, statistiques et prospection

Une base de données des donateurs complète vous permet d’appuyer vos décisions sur des données précises. Votre logiciel CRM devrait vous permettre d’avoir un meilleur aperçu de vos donateurs avec des fonctionnalités telles que:

  • La création de rapports. En plus de gérer des donateurs individuels, votre base de données devrait également vous permettre de voir des rapports analytiques révélant l’état global des dons et des collectes de fonds de votre organisme. Investissez dans un CRM qui vous permet de créer des rapports personnalisés, de comparer les données exactes et d’obtenir les informations pour mener à bien vos collectes de fonds.
  • Le suivi des données à long terme. En général, les dons majeurs ou les dons planifiés proviennent de personnes qui vous appuient depuis des années, voire des décennies. Votre CRM devrait être configuré pour faire le suivi de ces donateurs à long terme, permettant ainsi à vos gestionnaires de dons planifiés d’avoir accès aux informations nécessaires pour entretenir une relation significative.
  • Prospection. Selon le type de CRM choisi, vous devrez peut-être investir dans une base de données de prospection distincte pour obtenir des informations clés sur les indicateurs de richesse de vos donateurs. Cependant, même sans modules complémentaires, votre CRM devrait vous permettre de prendre note des donateurs qui se connaissent, et de leur lieu de travail s’ils ont partagé leur adresse courriel professionnelle avec vous dans le passé.

Des organisations à but non lucratif en croissance se retrouvent souvent avec plusieurs outils déconnectés qui nécessitent des transferts de données manuels. Ceci peut certainement compliquer la création de rapports complets: si votre organisation sans but lucratif est confrontée à ce genre de défi, il est temps de considérer un CRM pour OBNL.

Erreurs à éviter

Négliger la sécurité

Les vols de données sont possibles, et la confiance de vos donateurs sera mise à l’épreuve si leurs informations sont volées. Lorsque vous recherchez un CRM, portez attention notamment aux caractéristiques de sécurité suivantes:

  • Paramètres d’autorisation. En plus des menaces externes, votre OBNL peut protéger contre les erreurs internes en utilisant les autorisations administratives de votre CRM pour déterminer qui dans votre organisation peut avoir accès à vos données et les modifier.
  • Mises à jour régulières. La plupart des CRM fourniront régulièrement des mises à jour que votre organisme peut télécharger pour assurer la sécurité de votre plateforme par rapport aux nouvelles menaces de sécurité. Les CRM basés dans le Nuage peuvent rendre ce processus encore plus efficace en effectuant automatiquement la mise à jour de votre plateforme.
  • Processeurs de paiement. Si votre CRM dispose d’un processeur de paiement intégré, d’une application de processeur de paiement ou d’un module complémentaire que vous avez l’intention d’utiliser, examinez ses capacités de protection contre la fraude. Assurez-vous que le processeur de paiement est conforme aux standards PCI, et qu’il possède d’autres fonctionnalités de base, telles que la possibilité d’accepter plusieurs méthodes de paiement.

Toutes ces étapes peuvent augmenter la protection des données de vos donateurs de façon significative, mais votre organisme devrait toujours avoir un plan de secours dans l’éventualité d’une violation de données. Cela vous permettra d’agir rapidement, de rassurer les partenaires affectés et de minimiser les dommages potentiels.

Ne pas planifier à l’avance

Bien que les OBNL puissent modifier les bases de données des donateurs, cela peut s’avérer coûteux en termes de temps et de ressources. Lors de la sélection d’un CRM pour OBNL, assurez-vous de prendre en compte vos besoins immédiats et vos besoins futurs potentiels.

Évaluez les CRM sur leur capacité à grandir et à s’adapter à votre organisme sans but lucratif. Par exemple, les organisations qui utilisent Salesforce pourront facilement télécharger des applis pour les OBNL qui s’adaptent à mesure que leurs besoins changent. Si l’OBNL croît considérablement et a besoin de sièges supplémentaires dans son CRM, il est possible d’acheter des licences supplémentaires pour augmenter sa capacité.

Si votre organisation à but non lucratif a besoin d’aide pour changer de CRM ou pour déterminer quel CRM vous convient le mieux, vous pouvez faire appel à un consultant de CRM pour OBNL. Celui-ci pourra vous offrir une expertise professionnelle de vos outils technologiques actuels et vous guider pour le futur.

 

En utilisant une base de données de donateurs unifiée, vous pourrez réunir tous vos contacts au même endroit et les rejoindre facilement. De plus, en utilisant un seul système, vous n’aurez pas à vous soucier du transfert des données, des silos de données ou d’une incohérence dans les données sur plusieurs plateformes.

Économisez du temps, de l’argent et votre patience en investissant dans un logiciel CRM fiable et évolutif qui améliorera non seulement votre rythme de travail, mais aidera également votre équipe de collecte de fonds et de marketing à mieux cibler un public spécifique et attirer de nouveaux prospects.

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