Attention décideurs œuvrant au sein d’organismes et d’entreprises de services enlacés dans le tango lancinant des demandes de soumission, cet article est pour vous! Ironie du sort, il semble que les demandes de soumission des OBNL s’inspirent du même type de torture mentale que celle que doivent subir ces mêmes organismes auprès de leurs bailleurs de fonds! Comment pouvons-nous mettre fin à ce cercle vicieux?
Commençons par le commencement. En tant qu’agence conseil qui offre des services professionnels et techniques principalement aux OBNL, nous avons répondu à une multitude de demandes de soumission qui vont de la refonte de site Web à des campagnes de plusieurs millions de dollars.
Mais il y a vraiment des jours où l’on se demande : pourquoi fait-on tout ça! La question peut sembler futile, mais c’est vraiment la bonne question à se poser. On peut aussi s’interroger sur les demandes de subvention. Voilà un autre processus complexe qui connaît une crise encore plus profonde à la lumière de plusieurs enjeux actuels liés à la justice, l’équité, la diversité et l’inclusion.
Pourquoi des demandes de soumission?
Le simple bon sens nous dit que d’avoir plusieurs propositions pour des services dont vous avez besoin est fondé. Cela fait souvent partie des politiques ou des règlements d’un organisme. Sinon comment pourriez-vous déterminer qui mérite le contrat? Mais cela mène-t-il à de meilleures décisions? Surtout si les offres ne présentent pas les mêmes produits ou services de la même façon… Est-ce strictement un exercice comptable pour se conformer aux règlements?
Une chose est sûre : toujours tout faire de la même manière et obtenir le plus d’offres possible vont de pair avec statu quo. Au fond, est-ce juste une façon de « remplir les petites cases » et de faire cumuler des heures impayées? Cindy Gallop, femme d’affaires, a récemment partagé un blogue sur le fait que certains OBNL s’attendent à ce que « les autres donnent de leur temps » et sur les conséquences auxquelles font face les fournisseurs de service, seuls vrais experts dans leur domaine.
Chez Phil, nous en sommes venus à la conclusion que l’offre de services dans le secteur philanthropique repose presque toujours sur une relation de confiance. Les demandes de soumission sont rarement assez précises pour permettre de comparer des pommes avec des pommes. D’ailleurs, en utilisant une approche trop rigide, vous pourriez vous retrouver avec une jolie pomme pourrie dans votre panier.
Les demandes de soumission « en série » sont tout simplement une perte de temps, d’énergie et de ressources.
Tout comme les demandes de subvention trop tatillonnes des bailleurs de fonds, elles ne font qu’ajouter des attentes irréalistes à des échéances déjà ridicules. Voici les cinq éléments d’une mauvaise demande de soumission :
- Demander des exemplaires de travail effectué pour des clients précédents
- Donner moins de 2 semaines pour soumettre des propositions
- Utiliser des systèmes arbitraires de pointage pour évaluer les soumissionnaires
- Ne pas parler ni discuter avec les principaux concurrents
- Ne pas proposer de budget
On récolte ce que l’on sème
Il y a clairement un pattern, pour ne pas dire un grain de sable dans l’engrenage des demandes de soumission en philanthropie. En raison du déséquilibre existant dans la relation entre OBNL et bailleurs de fonds, les méthodes employées par ces derniers sont malheureusement devenues la norme du secteur.
FLes bailleurs de fonds exigent des organismes de prouver leur « bonne gouvernance » en montrant patte blanche et en faisant étalage de procédures opérationnelles qui imitent les leurs. Pas étonnant que bien peu d’organismes prennent le temps d’évaluer le coût réel du statu quo.
L’éléphant dans la pièce
En collectionnant les soumissions qui ne seront pas examinées parce qu’un entrepreneur a déjà été officieusement choisi parmi les contacts existants d’un organisme, vous créez seulement les apparences d’une saine concurrence. Nous croyons que jouer le jeu des règles équitables est trompeur, entre autres parce qu’il punit plus souvent qu’à son tour les fournisseurs de service sous-représentés dans le secteur sans but lucratif : les Noirs, les Autochtones, les personnes de couleur, handicapées ou LGBTQ2+.
En revoyant leurs processus et en investissant quelques heures de leur temps à former leur personnel pour leur permettre d’utiliser certains outils technologiques déjà à leur disposition, beaucoup d’organismes constateront une plus grande diversité dans les offres de service proposées et bénéficieraient de meilleures relations avec leurs fournisseurs. Cela pourrait générer de nouvelles idées qui ajouteraient de la valeur à ces organismes.
Ce que devrait comprendre une bonne offre de soumission
En plus de voir comment certains systèmes de gestion pourraient avoir des effets négatifs à l’interne comme à l’externe, toute demande de soumission devrait inclure plus de temps pour les relations interpersonnelles qui permettent de démarrer une relation professionnelle. Voici les trois incontournables d’une bonne demande de soumission :
- Prenez tout le temps nécessaire pour répondre aux questions des soumissionnaires et ils pourront ainsi personnaliser leur offre.
- Identifiez clairement vos objectifs. Des objectifs organisationnels ou individuels précis contextualisent et enrichissent l’offre de services.
- Parlez à vos consultants. Il ne s’agit pas de créer des attentes, mais d’explorer les affinités et les façons de travailler, ce qui passe sous le radar de toute demande de soumission traditionnelle.
La gestion du changement peut être complexe. N’hésitez pas à demander de l’aide. Nous offrons soutien et formation pour les décideurs dans le secteur philanthropique pour faciliter le changement. Ensemble nous pouvons casser le cercle vicieux des stratégies de gestion inefficaces qui alourdissent votre travail. Commençons par une conversation. Appelez-nous dès aujourd’hui !
