Trois ingrédients pour une collecte de fonds externe réussie

Collaboration, coordination et créativité

Les événements de tierce partie sont des événements que vos bénévoles créent eux-mêmes. Il s’agit notamment de campagnes créées autour de la participation à des épreuves d’endurance (comme marathons ou marchetons), des fêtes, des mémoriaux pour les proches, entre autres, où les gens se portent bénévole à amasser des fonds pour votre cause.

Les collectes de fonds de tierce partie peuvent vous apporter beaucoup de sous, mais vos supporters ont besoin de directives et d’aide afin de bien planifier et promouvoir ces événements. C’est un équilibre délicat mais vous pouvez maximiser l’enthousiasme de vos bénévoles tout en gardant vos normes organisationnelles.

Les clés de la réussite?

– une bonne vision pour votre programme
– développer les relations avec les participants
– rendre les gens autonome
– la promotion du programme et des événements
– offrir un bon support
– avoir un programme de reconnaissance

Pourquoi un programme d’événements externes?

1. Engager de nouveaux participants.

Beaucoup de gens peuvent être rebutés par les événements organisés, mais aimeraient avoir l’occasion de contribuer à leur manière. Un sondage auprès des participants tiers montre que, pour la plupart, leur campagne personnelle était leur premier contact avec la cause.

2. Augmenter la portée géographique.

Il n’y a pas de limites géographiques quand on reçoit un offre d’un bénévole qui veut organiser une collecte de fonds pour votre organisme. La personne peut être dans un petit marché dans une petite communauté rurale et ramasser de l’argent pour votre organisme, sans que vous ayez un bureau dans cette région.

3. Rencontrez de nouveaux donateurs.

Les donateurs des campagnes de tierces parties sont habituellement nouveaux à la cause. C’est un moyen pratique d’agrandir votre base de données et de développer des donateurs qui ont été présentés à votre organisme à travers une connexion personnelle.

4. Identifier les principaux bailleurs de fonds potentiels.

Quand un individu organise sa propre campagne personnelle ou événement avec un objectif de 50,000 $, ils ont probablement des contacts qui ont les moyens à faire des dons plus importants. Les gens qui soulèvent d’importantes sommes peuvent être immédiatement identifiés et segmentés pour recevoir un petit coup de main supplémentaire!

5. S’engager avec des coûts minimes et une meilleure efficacité.

Engager ces nouveaux donateur sans heures supplémentaires ou d’argent de démarrage. Une fois que vous mettez en place vos outils et votre logiciel en ligne, les événements de tiers parties peuvent devenir même plus rentables que les programmes de financement traditionnels.

6. Collecte de fonds au cours de la saison morte.

Entre les événements de votre organisme, vous pouvez encourager les supporters à créer des campagnes de tierces parties pour équilibrer votre année de collecte de fonds à l’année longue.

7. Plus de flexibilité à votre collecte de fonds.

Les organismes n’ont plus à dire «non» aux gens qui veulent créer leurs propres événements. Ils n’ont pas à créer des nouvelles façons de faire à chaque demande.

Il faut avoir une vision claire de l’objectif derrière le programme.

Quel vide essayez-vous de combler? Tentez-vous de rejoindre plus de jeunes? Une nouvelle région géographique? Plus de notoriété dans la communauté?

N’oubliez jamais que les participants sont les vrais héros. En collecte de fonds de tiers parties, les causes dépendent de leurs participants d’apporter les dons. En prenant toutes les mesures possibles afin de donner à chaque participant une grande visibilité, ces organismes retiennent un plus grand nombre de bénévoles et donateurs année après année, ils deviennent aussi évangélistes pour leur cause.

Demander aux participants de personnaliser leurs pages de collecte de fonds.
Ceux qui racontent leur histoire personnelle et ajoute une photo ou une vidéo recueillent 20% de plus en moyenne que ceux qui n’en ont pas.

Encourager les participants et les donateurs de se connecter à leurs comptes de médias sociaux.
Choisissez les outils qui peuvent intégrer avec Facebook, Twitter et LinkedIn. Lorsque les gens se connectent à leurs comptes de médias sociaux, cela créée un buzz autour de l’événement et une augmentation de l’argent ammassé. Les participants qui utilisent Facebook et d’autres outils en ligne peuvent augmenter leur collecte de fond jusqu’à 78% de plus.

Continuer à promouvoir l’utilisation du courriel pour faire passer le mot.
Alors que les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter sont de plus en plus intégrés à la collecte de fonds de nos jours, les envois par courriel apportent toujours un grand pourcentage des dons. Rapellez aux participants l’impact qu’un petit courriel aura sur leur amis, famille et collègues et montrez leur qu’il est facile d’envoyer un courriel à leurs contacts. Vous verrez plus de dons et plus d’inscriptions, souvent à quelques minutes de l’envoi.

Qui est en charge du programme?

Ayez un employé désigné qui fournira un service personnalisé. Mettez son nom, numéro et courriel sur tous les documents et communications concernant le programme. Le soutien à la clientèle est essentiel pour améliorer les collectes de fonds.

Le soutien est particulièrement important pour les organisateurs d’événements qui peuvent bénéficier d’une certaine orientation dans le marketing et la gestion de leur événement.

Fournir les renseignements suivants sur votre site Web:

– Fiche d’information
– Info de base sur la collecte de fonds
– Info de base sur l’organisation d’un événement
– Instructions sur l’utilisation des outils en ligne
– Logos approuvés et lettres de soutien
– Script « comment demander »
– Gabarits de communiqués

N’oubliez pas que la personne qui mène l’événement extérieur peut ressentir de la fatigue de collecte de fonds. Restez en contact avec lui pour l’encourager et suggérer d’autres choses à essayer, d’autres bénévoles qu’il peut recruter ou d’autres gens qu’il pourrait impliquer.

Outils pour l’autonomie

Fournir:

– Conseils et commentaires
– Accès au matériel publicitaire de la fondation
– Promotion du site web
– Ballons, autocollants, affiches, bannières, brochures
– Aide de bénévoles, de conférenciers invités et présence d’un membre du personnel lors de l’événement
– Permission d’utiliser le logo et la marque de la fondation

(après signature d’une entente sur la protection de la marque de commerce)

Important! Tous les documents doivent être approuvés par votre organisme, mettez-le dans votre contrat.


Assurez la promotion

La sensibilisation du public à votre événement contribuera grandement à son succès. Voici donc quelques suggestions quant à la façon dont vous pourriez promouvoir vos tournois de golf, vos ventes de débarras, vos danses, vos réceptions, etc.

Affiches et circulaires – créez une affiche ou une circulaire listant tous les détails entourant l’événement – qui, quoi, quand, où, et pourquoi – et placardez-la dans votre quartier avant la tenue de l’événement et pendant la tenue de cet événement. Placez ces affiches au travail, à l’école, dans les centres communautaires, ainsi que dans divers autres endroits achalandés.

Promotion en ligne – utilisez vos propres carnets d’adresses ou tentez d’obtenir des listes d’adresses électroniques qui vous permettront de faire connaître votre activité et de transmettre votre invitation. Utilisez l’Internet pour trouver des blogues communautaires ou des calendriers électroniques sur lesquels vous pourriez inscrire votre événement. Créez un groupe sur des sites de réseautage sociaux, comme Facebook et Twitter. La promotion d’un événement sur les sites de réseautage sociaux est gratuite, vous serez donc en mesure de faire connaître rapidement votre événement, sans que cela vous coûte un sou.

Promotion croisée – tirez avantage de tous les autres événements qui se tiennent dans votre région. Si votre activité de collecte de fonds est organisée, dans votre quartier ou votre région, peu de temps après un autre événement, demandez aux organisateurs de l’événement en question si vous pouvez installer des affiches de promotion de votre événement au moment de la tenue de leur activité. Tissez des liens communautaires en offrant ce même service aux autres organisateurs d’événements.

Parrainage – associez-vous à des entreprises ou à des restaurants de la région pour joindre un plus grand nombre de personnes. Ces compagnies peuvent promouvoir votre événement sur leur site Web, dans leurs magasins en affichant des circulaires ou des affiches, et même dans leurs bulletins d’information et leurs envois postaux. Les entreprises qui parrainent votre événement peuvent aussi faire don d’équipement, de services, de prix, de nourriture ou de breuvages.

Médias – travaillez avec les médias, car ils constituent un excellent moyen de diffuser l’information. N’oubliez cependant pas que les médias reçoivent énormément de demandes de couverture d’événements.

Idées pour des événements externes

Dons jumelés • Fêtes de Noël • O-thons : marcher, sauter, lire, vélo, danse, tricot, nager, quilles, patin, aérobie,… •  Encans • Galas •  Événements sportifs et tournois •  Cadeaux d’anniversaire • Vente de garage • BBQ • Vente de biscuits • Lave-auto • Vente d’arts et métiers • Spectacle • Journée vestimentaire •  Cotisations automatiques de chèque de paie • Défi patron

Documentation

 

Créer un guide d’organisateur pour votre programme. Dedans on y retrouve:

  • Logo et info contact pour l’organisme
  • Où vont les dons
  • Guide sur les bonnes pratiques en collecte de fonds
  • Lignes directrices de l’ARC pour les activités de financement
  • Code de la responsabilité financière
  • Éthique de collecte de fond
  • Droits du donateur

N’oubliez pas de faire signer une entente avec chaque organisateur!

Àprès l’événement:

  • Concevoir un programme de reconnaissance en fonction des objectifs de votre programme.

  • Partager les réussites des meilleurs collecteurs de fonds/meilleures équipes; raconter leurs succès dans vos bulletins, sur votre site ou sur les microsites de votre organisme.

  • Pensez à offrir un programme de «Super Star» pour les participants à long terme et performants, avec des primes expérientielles, comme un déjeuner de reconnaissance dans leur communauté.

  • Inclure un tableau d’honneur sur la page principale de votre site et sur les pages des participants.

  • Utiliser les médias sociaux pour célébrer leurs efforts, y compris les blogues, YouTube, Facebook, Linkedin et Twitter.

  • Inclure une plateforme d’échanges sur votre site pour que d’autres puissent commenter et soutenir leur participant préféré.

  • Offrir la possibilité de mettre des hommages aux participants et de les encourager à partager leurs histoires personnelles (motivation, à la mémoire de…)

Vos supporters sont motivés, prêt à faire du bénévolat. Ils ont besoin de conseils et de bons outils. Répondez avec un programme qui sensibilise et qui les encourage. Ils ne cherchent pas à ce que vous exécutiez leur événement pour eux. Ils sont à la recherche d’un coup de main : de l’aide et des conseils pour créer un impact en lien avec votre mission.

Félicitations au Phare, Enfants et Familles pour leur programme « Unis pour le Phare ».  Par l’entremise de divers projets de collecte de fonds, Unis pour le Phare vise le développement de la solidarité des individus, des groupes, des commerçants et des entreprises envers les enfants du Phare et leur famille. Phil a contribuer à l’élaboration d’un plan d’action et a créer divers outils pour promouvoir cette initiative. En 2010, ils ont bénéficié de 13 activités et ramassé 33 500 $; en 2011: 25 activités et 55 000 $; en 2012: 66 activités et 156 500 $ ! BRAVO !

Écrit par Kim Fuller

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