Collectes par des tiers partis: un Phare d’espoir

Le Phare Enfants et Familles

Depuis 1999, Le Phare Enfants et Familles, organisme sans but lucratif, contribue au bien-être des enfants atteints de maladies nécessitant des soins complexes et apporte répit et soutien à leurs familles. Le Phare accueille ces enfants à la Maison André-Gratton, seule maison de soins palliatifs pédiatriques au Québec, offrant à la fois séjours de répit et soins de fin de vie. L’organisme offre aussi du répit à domicile et accompagne les familles.

Accompagner les jeunes atteints d’une maladie grave ou leur offrir des soins de fin de vie, c’est une cause noble qui interpelle un grand nombre de gens. Si bien, en fait, qu’au fil des ans, Le Phare a commencé à recevoir de plus en plus de demandes de tierces parties pour collecter des fonds en son nom. L’organisme était aux prises avec un problème heureux, mais fortement inhabituel: trop de donateurs sans encadrement puisaient dans les ressources du Phare pour mener leurs campagnes à bien.

C’est Phil Communications qui a été mandaté de solutionner ce problème: réduire les tâches administratives, augmenter la participation et la notoriété de la marque, et impliquer plus de gens pour pouvoir amasser plus de fonds.

Tout problème unique requiert une solution originale…

La collaboration entre Le Phare et Phil Communications a débuté il y a plus de cinq ans avec une variété de besoins en marketing et communications à plus petite échelle. Manon Durocher, Directrice du développement financier et des communications chez Le Phare, admet d’emblée que l’organisme avait peu d’expertise en communications avant de recourir aux services de Phil. La gestion des collectes de fonds externes était faite sur une base bénévole. Il fallait donc créer et mettre en place un bon plan de communications (préparé par les experts de Phil) qui serait géré par un poste permanent au sein de la fondation. Le plan détaillait les objectifs stratégiques du programme, les publics à cibler, les tribunes à utiliser et un plan de mise en place sur 12 mois.

Le besoin de remaniement du personnel en communications était bien compris par Mme. Durocher. Elle avait toutefois des réserves quand à l’application trop rapide d’un programme qui allait changer la structure, le budget et le fonctionnement du Phare. C’est pourquoi Phil a étendu la phase de développement du plan « UNIS pour Le Phare » sur deux ans.

UNIS pour Le Phare

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Le programme UNIS a pour objectif de permettre à des tierces parties de contribuer au Phare en organisant eux-mêmes des collectes de fonds à l’aide de matériels fournis par l’organisme. Dans la trousse « UNIS pour Le Phare », on trouve entre autres des formulaires de dons, des grilles de collectes de fonds et un modèle de lettre de solicitation. L’outil le plus important, toutefois, est sans équivoque l’étoile du programme UNIS.

Le concept est simple et abordable: on parle d’une étoile jaune avec bordure mauve en carton découpé dans la même forme que l’étoile du logo du Phare. Les participants de toutes les collectes de fonds sont invités à inscrire leur nom ou le nom d’un enfant malade sur une étoile et à se faire photographier en la tenant. Cet outil ne sert pas seulement à motiver les participants; faciles à partager, les photographies résultantes sont un outil de référencement indispensable sur les médias sociaux. Cet aspect fut un franc succès, et dès la première année du programme UNIS, on a vu une multitude de photos partagées sur les réseaux sociaux. Les gens ont vraiment embarqué, tant dans l’aspect créatif que social du projet.

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Collaboration; exécution; résultats

La belle relation de confiance bâtie entre Phil et Le Phare a permis la réussite du programme. L’ouverture d’esprit et la rigueur au travail du Phare a permis à Phil de présenter ses idées, dont le concept de l’étoile UNIS et les microsites qui l’accompagnent, ainsi que l’aspect de partage sur les réseaux sociaux, qui a eu un impact supérieur encore aux événements eux-mêmes! La patience de Phil envers le rhythme de mise en place du programme imposé par Le Phare a porté ses fruits et le processus de mise en place s’est fait en douceur.

Le Phare a maintenant un poste permanent dédié à la gestion du programme UNIS. Ce remaniement administratif a grandement simplifié la tâche du Phare tout en augmentant de façon significative sa visibilité. Par le fait même, ça a permis aux initiatives indépendantes de se multiplier.

Dans la première année du programme, le nombre d’initiatives entreprises par des tiers-partis a doublé, passant d’une trentaine de projets à une soixantaine! L’objectif de cette année est de doubler encore la participation pour faire rayonner Le Phare dans 120 événements, ce qui semble bien en vue de se réaliser. Déjà, 27 entreprises, 19 groupes communautaires et 15 citoyens individuels ont créé des initiatives amassant des montants variant de quelques centaines à des dizaines de milliers de dollars!

Mise en place

Début du plan UNIS

Deuxième année

2010-2011

2011-2012

2012-2013

33,527.00  $

55,318.00  $

156,511.00  $

Outre la simplification administrative, Le Phare a grandement bénéficié de la popularité de « UNIS pour Le Phare » sur les réseaux sociaux; ça a augmenté l’achalandage des microsites et la visibilité du Phare en ligne. Surtout, la plus grande satisfaction nous vient lorsqu’on voit les sourires des enfants malades qui ont pu bénéficier des services du Phare avec notre aide.

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