Encan hybride : 6 conseils pour les OBNL

Avant 2020 et la COVID-19, le déroulement d’un encan caritatif était simple. Organisez un événement, intégrez-y une vente aux enchères, invitez vos commanditaires, donateurs et sympathisants à miser, considérez l’événement comme un franc succès et chacun rentre chez soi. Répétez le tout l’année suivante avec les mêmes intervenants et le même programme (sauf peut-être un meilleur choix de vin).

Mais lorsque la pandémie s’est abattue, les organisateurs d’événements ont dû faire preuve d’inventivité afin de réussir à amasser ne serait-ce qu’une fraction de leur budget de collecte de fonds habituel pour l’année. Fini le statu quo événementiel.

Comme dit l’adage, « la nécessité est la mère de l’invention ». Puisque nous ne pouvions plus nous rendre aux événements, les événements sont venus à nous sous la forme d’expériences virtuelles.

Avec le retour des événements en présentiel, on pourrait croire que l’expérience virtuelle est révolue à jamais. Mais avant de dire adieu aux collectes de fonds virtuelles, considérez les avantages d’une formule hybride. Les donateurs peuvent se joindre à vous en personne ou en ligne, ce qui vous permet d’élargir votre portée géographique, d’inclure davantage de participants et peut-être, d’augmenter le nombre de mises sur vos articles mis aux enchères ou même le montant des dons versés à votre cause.

Les encans hybrides offrent un potentiel énorme pour vous aider à réaliser les actions identifiées dans votre plan stratégique. Voici six conseils pour faire du vôtre un véritable succès.

1. Identifiez votre public

La première étape de tout événement réussi est d’identifier le public que vous essayez de rejoindre. Qui sont vos invités ? Que font-ils dans la vie ? Qu’aiment-ils faire pendant leur temps libre ? S’agit-il de gens de la génération X ou plutôt de baby-boomers ? Sont-ils nombreux à se fréquenter et ont-ils des intérêts communs ? Gardez ces questions en tête lorsque vous planifierez la structure globale de votre événement.

Le type d’invités influencera votre approche de communication, la forme de divertissement que vous proposerez ainsi que la nature des articles mis aux enchères.

Si vos invités sont majoritairement jeunes (en années ou de cœur), promouvoir votre événement à l’aide du marketing numérique et des médias sociaux sera plus efficace. Dans le cas de fidèles donateurs et d’habitués, mettez de l’avant les nouveautés de l’édition de cette année dans le cadre de votre stratégie de promotion. Si les gens sont amateurs de plein air ou de gastronomie, tenez-en compte lors de la sélection de vos articles mis à l’encan.

Bien connaître votre public et ses centres d’intérêt peut vous aider à personnaliser l’expérience de chaque invité, en veillant à ce qu’il se sente interpellé dès votre premier envoi promotionnel jusqu’à votre lettre de remerciement. Voilà un avantage stratégique lors de la planification de votre événement hybride.

2. Proposez des articles attrayants à l’encan

Une fois que vous avez identifié votre public, vous pouvez commencer à vous procurer des articles pour votre encan hybride. Commencez par mettre en place une équipe d’approvisionnement qui pourra solliciter les entreprises locales, vos partenaires et vos commanditaires pour obtenir des dons.

Encore une fois, gardez en tête les intérêts de votre public lors du choix des articles, pour que vos invités soient tentés de miser lors de l’encan. La plateforme Handbid rapporte que les articles les plus populaires à mettre aux enchères (en anglais) comprennent :

• Billets d’événement sportif
• Billets de concert ou de musée
• Paniers-cadeaux de petits articles
• Location de salle de cinéma
• Toiles
• Voyages

Pour rendre votre encan hybride encore plus passionnant pour vos invités, pensez à mettre de l’avant certains articles mis aux enchères auprès de votre réseau avant l’événement. Éveillez l’appétit de vos invités en leur présentant ce qu’ils pourraient remporter lors du grand soir !

3. Déterminez avec soin votre mise de départ et vos hausses minimales

L’étape la plus stratégique de la planification de votre encan est sans doute celle où vous déterminez la mise de départ et les hausses minimales pour chaque article. Cet exercice peut paraître simple, mais c’est tout un art !

Commencez par évaluer la juste valeur marchande (JVM) des articles que vous mettez aux enchères. En général, l’offre de départ se situe entre 30 et 40 % de la JVM. Cependant, gardez à l’esprit que cette valeur s’avère souvent subjective. Veillez donc à trouver une valeur marchande exacte et JUSTE, afin que votre mise de départ soit raisonnablement proportionnelle à la valeur de l’objet. Mieux vaut éviter une mise de départ ou des hausses trop élevées pour vos participants, en particulier lors d’un encan virtuel où rien ne se déroule sur papier.

4. Facilitez le processus d’enchères pour les participants

Lors de votre encan virtuel, miser doit être aussi simple que possible afin d’encourager vos participants à passer à l’action. Tenez compte de chaque étape du processus d’enchères dans la planification de votre encan silencieux (article en anglais). Cette réflexion comprend l’examen du catalogue d’articles mis à l’encan de votre organisation et le dépôt des mises, sans oublier le paiement une fois l’événement terminé.

Lorsque vous planifiez votre encan hybride, n’oubliez pas que vos participants en ligne et en présentiel doivent utiliser un même système d’enchères afin de centraliser les mises à un seul endroit. Gérer simultanément des feuilles d’enchères et des offres en ligne deviendrait rapidement un véritable casse-tête pour tous les intervenants. Privilégiez plutôt l’utilisation d’une plateforme d’encan virtuel qui permet à tous les participants de miser à l’aide d’un seul et même système.

Idéalement, une plateforme d’encan virtuel doit supporter :

• Les mises effectuées à l’aide d’un téléphone intelligent pour faciliter le processus pour vos participants en présentiel
• Une technologie de diffusion en temps réel, afin que les participants à distance puissent saisir les mêmes occasions que s’ils étaient sur place
• Un système de paiement en ligne facile à utiliser. Recueillez les informations de paiement en amont pour que les gagnants n’aient pas à patienter en file pour payer leurs articles.

5. Définissez au préalable les règlements de l’encan

Clarifier les règlements de votre encan silencieux (en anglais) garantit le bon déroulement de l’événement et fait en sorte que vos participants soient bien renseignés sur le processus d’enchères.

Voici quelques éléments à garder en tête :

• Règlements de l’encan
  • Vos participants seront plus confiants à miser s’ils savent à quoi s’attendre. Quand les offres commenceront-elles et quand prendront-elles fin ? Comment un participant saura-t-il qu’une offre supérieure à la sienne a été présentée ? Comment les gagnants paieront-ils leurs articles ? Devront-ils avoir enregistré leurs informations de carte de crédit avant de miser ?
    
• Directives pour les fournisseurs
  • Avant l’encan, veillez à communiquer avec les fournisseurs d’articles afin de clarifier les conditions applicables. Par exemple, y a-t-il une date d’expiration à l’offre ? Dans le cas de voyages, certaines dates sont-elles non disponibles ? S’il s’agit d’un article volumineux qui ne sera pas remis sur place, comment se déroulera le ramassage ou la livraison pour le gagnant ? Assurez-vous de connaître et de communiquer tous ces détails avant le début de votre encan hybride.
    
• Considérations juridiques

  • Renseignez-vous quant aux directives et aux exigences légales auxquelles votre organisation doit se conformer. Par exemple, plusieurs organismes et territoires interdisent carrément la mise à l’encan de certains articles.

    D’autres considérations à prendre en compte sont celles qui concernent la fiscalité de votre encan. Les exigences fiscales varient selon les territoires; assurez-vous de faire vos devoirs. Devrez-vous facturer la taxe de vente sur vos articles ? Quelle part, le cas échéant, des achats de vos participants sera admissible à un crédit d’impôt ? Voilà autant d’informations à connaître bien avant le jour de l’encan.

• Déroulement du paiement
  • À quoi ressemblera le processus en fin de la soirée, lorsque les gagnants voudront réclamer leurs articles ? Comment vos participants à distance recevront-ils les biens qu’ils ont remportés ? Y a-t-il des situations où un gagnant pourrait retirer son offre ? Clarifiez tous ces éléments dans les règlements de votre encan.

6. Assurez toujours un suivi et remerciez les participants

Même lorsque l’encan est terminé, il vous reste du travail à faire ! Vous devez effectuer le suivi auprès de tous vos participants et de vos bénévoles en les remerciant de leur implication. Exprimer votre reconnaissance de manière tangible démontre aux participants à quel point vous les appréciez et vient établir les bases de votre relation avec eux.

Remercier vos donateurs est non seulement la bonne chose à faire, c’est aussi prolonger leur parcours. Vous ouvrez ainsi la porte à du soutien futur, à une participation renouvelée lors d’autres événements et, espérons-le, à des mises supplémentaires pendant votre prochain encan silencieux ! Entretenir ces relations vous aidera à faire de vos participants de véritables ambassadeurs pour toute la vie.

L’organisation d’un encan silencieux hybride n’est pas une mince affaire, mais grâce à ces conseils, vous êtes déjà la bonne voie pour organiser votre encan le plus réussi à ce jour !

À propos de notre blogueur invité

Jeff Porter, fondateur et président-directeur général de Handbid, a travaillé pendant 18 ans dans le milieu des organismes à but non lucratif. En 2004, il a fondé la Prader-Willi Syndrome Association of Colorado, État où il réside toujours en tant que président du conseil d’administration. Jeff a découvert très tôt que les organismes à but non lucratif avaient désespérément besoin de solutions de collecte de fonds plus efficaces et plus accessibles. Mettant à profit sa formation en informatique, il a créé la plupart des outils utilisés par ses œuvres de bienfaisance. Puis, en 2011, il a démarré Handbid lors de son propre événement de collecte de fonds. L’objectif était alors d’améliorer l’expérience du donateur, d’alléger le fardeau administratif et d’accroître les revenus. Handbid a atteint tous ces buts, doublant effectivement les revenus dès le départ. Neuf ans plus tard, la suite d’outils de Handbid a séduit plus d’un demi-million de participants, a généré des millions de mises et a aidé des milliers d’organismes de bienfaisance à recueillir au-delà de 100 millions $.