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Le rapport d’impact, un rapport annuel qui frappe!

Fini les rapports annuels ronflants et ennuyeux, aujourd’hui, on produit un rapport d’impact! En effet, le rapport annuel que vous avez la pénible tâche de publier pourrait s’avérer un excellent outil pour faire valoir vos succès. Le rapport d’impact met en scène votre organisme et lui permet de briller de tous ses feux. Transformez votre obligation administrative en exercice créatif pour impressionner vos parties prenantes en présentant vos réalisations des douze derniers mois sous leur meilleur jour. 

Rédiger un rapport annuel est souvent considéré comme une corvée chronophage et dispendieuse. Cependant, lorsqu’il est bien conçu et qu’il contient une foule de renseignements utiles, c’est un investissement judicieux.

Un rapport d’impact, contrairement au rapport annuel, est bien plus qu’une simple rétrospective de la dernière année. En effet, il sert aussi d’outil de collecte de fonds très efficace.

Afin d’épargner, et pour sauver des arbres, les organismes impriment de moins en moins de copies. Toutefois, il convient de réfléchir à la meilleure façon d’utiliser cet outil de communication en fonction du public cible : un rapport imprimé pour groupe restreint de donateurs et de partenaires, un microsite web pour impressionner un plus large public en ligne ou même des vidéos clips des faits saillants à partager sur les réseaux sociaux. Un rapport d’impact qui exprime parfaitement votre mission peut même servir à recruter du personnel de qualité!

Les problèmes courants de la production d’un rapport annuel 

  • L’organisme n’a pas de stratégie pour l’année à venir et n’arrive pas à donner une orientation au rapport d’impact.
  • Il manque de personnel pour mener le projet.
  • Les fonds disponibles pour faire appel à des ressources professionnelles externes sont insuffisants.
  • L’organisme ne sait pas à qui s’adresser pour obtenir l’aide adéquate.

 

Préparer un rapport d’impact que les gens aimeront lire!

 

Un rapport annuel, ce n’est pas l’histoire intégrale de l’organisme!
Concentrez-vous sur le dernier exercice et évitez les détails superflus qui n’ont pas de lien direct avec le thème choisi ou avec la dernière année.

 

Racontez une histoire
Les gens se rappellent les histoires et les racontent à leur tour comme le montre cette étude (article en anglais). Elles sont poignantes, inspirantes, et encouragent les gens à agir. Pour les organismes à but non lucratif, les récits sont efficaces dans n’importe quel type de communication, y compris dans le rapport annuel.

 

Montrez la couleur de l’argent!
Les gens sont beaucoup plus enclins à soutenir votre organisme s’ils sont convaincus que leur argent sera utilisé à bon escient. Créez des illustrations qui aideront à comprendre à quoi ont servi les dons. La conception visuelle aidera grandement à alléger les données financières que vous devez inclure dans votre rapport. Voyez, par exemple, le rapport annuel du Jane Goodall Institute of Canada

 

Produisez une version en ligne captivante
Considérez, par exemple, de créer un microsite du rapport d’impact au lieu de simplement ajouter une version PDF du rapport sur votre site. Vous pourriez convertir votre rapport annuel imprimé en rapport d’impact vidéo. Conservation de la nature Canada a fait un excellent travail en laissant la présidente et cheffe de la direction transmettre un message vidéo directement aux partisans de l’organisation. Tirez le maximum de votre travail en réutilisant des éléments du rapport annuel tout au long de l’année dans d’autres plateformes de communication comme les médias sociaux, des articles de blogues et des courriels.

 

Travailler avec des graphistes et des consultants

  • Spécifiez vos attentes : dites clairement ce que vous voulez, quand vous le voulez et quel est votre budget.
  • Demandez si les dépenses supplémentaires sont majorées ou facturées coût net.
  • Posez de bonnes questions pour vous aider à respecter votre budget et avoir une idée du nombre d’heures nécessaires à la réalisation de chaque tâche.
  • Établissez dès le début qui sera la personne-ressource.
  • Entendez-vous sur les étapes, les dates butoirs, les paiements et, le cas échéant, les paiements supplémentaires en cas de dépassements des dates butoirs.

 

Ne commencez pas trop tard

Un rapport d’impact n’est pas le genre de document que vous voulez rédiger à la dernière minute. Planifiez judicieusement pour avoir assez de temps à chaque étape. Voyez comment Phil s’y prend pour produire un rapport annuel.

Quel genre de budget doit-on prévoir?

Le coût d’un rapport d’impact typique de 16 pages peut varier entre 7 500 $ et 20 000 $. Cependant, déléguer l’écriture et la coordination du rapport à vos employés peut réduire ces coûts d’environ 6 000 $ à 10 000 $. 

Si votre rapport doit être bilingue, ajoutez 30 % à 40 % pour la production de la deuxième version (traduction et mise en page). Le prix variera également si vous choisissez de produire une version en ligne avec des vidéos.

Pensez-y avant d’imprimer

Évidemment, les coûts d’impression varient en fonction de la longueur du rapport d’impact et du choix du papier. De plus, les coûts d’impression connaissent des fluctuations importantes en raison des problèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement liés aux perturbations du marché causées par la pandémie. Les délais d’impression sont directement touchés par cette nouvelle réalité. 

Économisez les frais postaux

Afin d’épargner les frais liés à un envoi postal, vous pouvez remettre les rapports imprimés lors d’un évènement auquel les membres du conseil d’administration et de nombreux supporteurs prendront part. Une autre façon d’épargner est de créer un microsite et d’inviter les gens à le visiter par courriel ou sur les réseaux sociaux.

Ce qui compte le plus quand on pense aux dépenses, c’est d’établir un budget dès le départ!

 

Ayez du plaisir!

Au lieu de voir ce projet comme une corvée obligatoire, voyez-le comme un projet mobilisateur. Mettez en lumière le succès et la détermination de vos employés et de vos bénévoles, et ne soyez pas gênés d’annoncer vos objectifs pour l’année à venir. Faites savoir aux gens la direction que vous prenez et dites-leur ce qu’ils peuvent faire pour vous aider à atteindre vos objectifs.

Contactez-nous maintenant pour commencer votre rapport annuel. Il faut environ 3 mois pour produire un résultat de haute qualité. Jetez un coup d’œil aux récents rapports que nous avons créés pour des organismes engagés.

Pour mettre en évidence l’impact réel de votre organisation, nous offrons les services suivants :

  • Stratégie de communication
  • Direction artistique
  • Design et réalisation
  • Édition, rédaction et révision
  • Traduction
  • Création d’un microsite
  • Promotion sur les réseaux sociaux
  • Impression et envoi postal

 

Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour savoir comment Phil peut vous aider!