Comment les courriels automatisés peuvent redonner du temps — et un peu d’air — aux équipes de collecte de fonds
Si vous dirigez un organisme et que la collecte de fonds s’ajoute à une longue liste de responsabilités, ou si vous êtes responsable du développement et que vous jonglez avec une multitude de priorités, cette réalité vous est sans doute familière.
Les journées passent à toute vitesse entre les urgences, les suivis avec les donateurs, les courriels qui s’accumulent et les campagnes qui semblent toujours devoir être lancées à la dernière minute.
Et si vous pouviez récupérer jusqu’à 12 heures par semaine?
Pas en travaillant plus fort. Pas en embauchant une nouvelle ressource.
Simplement en laissant certaines tâches répétitives se faire automatiquement.
C’est là que l’automatisation des courriels de collecte de fonds peut avoir un impact concret.
L’automatisation, ce n’est pas envoyer plus de courriels
C’est envoyer les bons courriels, au bon moment.
On entend souvent que les donateurs sont déjà sollicités de toutes parts et qu’il vaut mieux éviter de leur écrire trop souvent. Pourtant, la réalité est généralement tout autre.
La plupart des donateurs ne cessent pas de soutenir une cause parce qu’ils reçoivent trop de nouvelles. Ils s’éloignent plutôt lorsqu’ils ne se sentent plus connectés à la mission ou qu’ils ne voient plus clairement l’impact de leur contribution.
L’automatisation permet de maintenir ce lien de façon simple et cohérente, sans multiplier le travail de votre équipe.
Selon plusieurs études, l’automatisation des tâches administratives et des communications permet aux organisations d’économiser entre 10 % et 50 % du temps auparavant consacré à des processus manuels.
Tout commence par un parcours donateur clair
Avant de penser à la technologie, il faut réfléchir à l’expérience que vivent vos donateurs.
Par exemple :
- Que reçoit une personne après son premier don?
- Comment la remerciez-vous?
- Comment restez-vous en contact entre deux campagnes?
- À quel moment lui proposez-vous de s’engager à nouveau?
Lorsque ces étapes sont définies, l’automatisation devient beaucoup plus simple à mettre en place.
Un nouveau donateur peut recevoir automatiquement un message de bienvenue et une histoire illustrant l’impact de son soutien.
Un donateur mensuel peut recevoir périodiquement des nouvelles des projets qu’il contribue à rendre possibles.
Une personne qui n’a pas donné depuis un certain temps peut recevoir un message personnalisé pour renouer le contact.
Les participants à un événement peuvent recevoir un suivi pertinent et adapté à leur expérience.
Tout cela se fait automatiquement, sans intervention quotidienne de votre équipe.
Pourquoi cela fait gagner autant de temps
Dans de nombreux organismes, les équipes passent encore beaucoup de temps à :
- rédiger les mêmes courriels à répétition;
- créer manuellement des listes d’envoi;
- gérer des suivis qui tombent entre deux priorités;
- fonctionner en mode réaction plutôt qu’en mode planification.
L’automatisation permet plutôt de :
- créer une communication cohérente tout au long de l’année;
- assurer que personne ne passe entre les mailles du filet;
- réduire les tâches administratives répétitives;
- consacrer davantage de temps aux relations avec les donateurs.
Les gains peuvent sembler modestes au départ, mais ils s’accumulent rapidement.
Les recherches démontrent d’ailleurs que les outils d’automatisation contribuent à améliorer la productivité d’environ 20 %, notamment en réduisant le temps consacré aux tâches répétitives.
Des relations plus solides, pas moins humaines
Les relations avec les donateurs se bâtissent dans la durée.
Lorsqu’une personne reçoit régulièrement des nouvelles de votre organisme, elle comprend mieux votre mission. Elle voit plus clairement les résultats de son soutien. Elle se sent davantage partie prenante de votre histoire.
Cette confiance se développe avec le temps.
Et cette confiance mène souvent à un engagement plus durable, à des dons récurrents plus élevés et à une plus grande fidélité envers votre cause.
L’automatisation ne remplace pas les relations humaines.
Elle crée simplement l’espace nécessaire pour les cultiver.
Chez Phil, on commence par la clarté
Avant de parler d’outils ou de plateformes, nous aidons nos clients à définir une approche réaliste et adaptée à leur réalité.
Cela passe notamment par :
- des objectifs de collecte de fonds clairs;
- un parcours donateur adapté à la capacité de l’équipe;
- l’identification des occasions où l’automatisation peut avoir le plus d’impact;
- la mise en place d’outils comme Zeffy ou Mailchimp;
- la création de contenus qui sonnent humains et authentiques.
L’objectif n’est pas de rendre les choses plus complexes.
C’est de les rendre plus simples.
Alors, que feriez-vous avec 12 heures de plus?
Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec ce temps retrouvé :
- développer des relations avec des donateurs majeurs;
- explorer de nouvelles sources de revenus;
- renforcer vos demandes de financement;
- soutenir davantage votre conseil d’administration;
- investir dans la formation de votre équipe;
- ou simplement avoir un peu plus d’espace pour réfléchir et planifier.
Dans un secteur où les ressources sont souvent limitées, le temps est l’un des actifs les plus précieux.
Si la collecte de fonds vous semble lourde en ce moment, la question n’est peut-être pas :
« Comment faire plus? »
Mais plutôt :
« Quelles tâches pourrais-je arrêter de faire manuellement? »
Si vous souhaitez en discuter, notre équipe sera heureuse d’échanger avec vous.
