Les renonciations ont une variété d’utilisations et d’avantages pour les entreprises à but lucratif et les organismes sans but lucratif. Les renonciations sont généralement employées pour obtenir une décharge de responsabilité des participants, mais les OBNL peuvent également les utiliser pour recueillir des données sur leurs donateurs.
L’utilisation de renonciations peut comporter de nombreux avantages pour votre organisation. Par exemple, elles peuvent inclure une autorisation d’utilisation de photos afin que vous puissiez partager librement des photos de participants à l’événement dans du matériel promotionnel ou sur les médias sociaux. En fonction des questions posées dans la renonciation, vous pouvez également obtenir des renseignements qui vous permettront de mieux accommoder vos supporteurs lors des événements, d’améliorer les communications et même de fidéliser vos donateurs.
De plus, si vous ajoutez un champ sur la renonciation demandant aux participants de mentionner l’aide supplémentaire dont ils auraient besoin, vous pourriez prendre des dispositions avant leur arrivée. Non seulement les supporteurs se sentiront-ils plus à l’aise et inclus dans l’événement, mais ils pourront y assister en plus grand nombre. Par ailleurs, vous pouvez utiliser ces données dans vos futures communications pour adapter les messages aux besoins et aux intérêts des donateurs.
Les renonciations numériques, ou les renonciations accessibles et signées en ligne, sont très utiles et nécessitent peu de gestion de la part de votre organisation une fois qu’elles sont mises en place. Gardez à l’esprit qu’en commençant à utiliser des renonciations, votre OBNL devra suivre les meilleures pratiques pour vous assurer de les utiliser de manière légale et accessible.
Voici quatre bonnes pratiques sur les renonciations numériques.
1. Choisissez un fournisseur de renonciation numérique.
Bien que vous soyez peut-être plus familier avec le format traditionnel en papier, ne passez pas à côté de l’efficacité et à la commodité des renonciations numériques.
Par rapport aux documents papier, les formulaires de renonciations numériques offrent :
-
La commodité : Les supporteurs peuvent signer de n’importe quel endroit et même remplir le formulaire à l’avance, ce qui leur permet de gagner du temps et réduit le stress le jour de l’événement. Et si les supporteurs oublient de le faire, ils peuvent remplir le formulaire sur une tablette ou un autre appareil une fois sur place. La création et la gestion des renonciations sont également plus pratiques pour vos employés et vos bénévoles, éliminant des tâches telles que l’impression, l’agrafage et le classement de formulaires papier.
-
Exactitude : Les renonciations numériques vérifient que les supporteurs remplissent correctement le formulaire, et le logiciel signalera les réponses ou les formulaires qui sont inexacts ou incomplets. Par exemple, si quelqu’un indique avoir moins de 18 ans, la réponse sera signalée et la personne ne pourra pas remplir le formulaire.
-
Écoresponsabilité : Les renonciations numériques réduisent considérablement le gaspillage de papier. Cela peut être particulièrement pertinent si votre organisation fait la promotion de pratiques respectueuses de l’environnement. De plus, la réduction de l’utilisation du papier peut également réduire les dépenses connexes comme l’encre et l’entretien de l’imprimante.
Avant de choisir un fournisseur, assurez-vous qu’il offre de bons outils et de bonnes fonctionnalités pour votre organisation.
2. Privilégiez l’accessibilité.
Les OBNL devraient s’efforcer d’être le plus accessibles possible pour répondre aux besoins de tout supporteur passionné par leur cause. Les meilleures pratiques en matière d’accessibilité peuvent s’appliquer à tout, de la conception de votre site web à l’accessibilité physique des installations en passant par l’accessibilité des renonciations.
Le passage aux renonciations numériques est un moyen facile d’améliorer l’accessibilité, car :
-
Elles sont disponibles en ligne. La disponibilité en ligne permet aux gens de signer beaucoup plus facilement à l’avance sans avoir à quitter la maison. Cela donne à ceux qui ont besoin d’aide (ou plus de temps pour examiner le document) le temps supplémentaire dont ils ont besoin.
-
Il est plus facile de prévoir des accommodements pour les personnes handicapées. Avec un formulaire papier, les modifications que vous pouvez apporter à la page sont assez limitées – changer la taille de la police, par exemple, serait impossible. Cependant, les renonciations numériques vous permettent d’augmenter la taille du texte, d’ajuster la luminosité de l’écran et d’utiliser des lecteurs d’écran en quelques clics. Vous pouvez même proposer la renonciation dans plusieurs langues.
-
Il existe des options de signature électronique. Certaines personnes peuvent être incapables de signer physiquement un document. Lorsque vous exigez une « signature à l’encre fraîche » (une signature faite avec un stylo), vous pourriez exclure involontairement certains supporteurs. Les renonciations numériques leur permettent (ou à quelqu’un qui les aide) de taper leur signature électronique à la place.
Même si les renonciations numériques ont tendance à être beaucoup plus accessibles que les documents papier en raison de ces avantages technologiques, il est important de s’assurer que le formulaire est facile à comprendre et à compléter. Une fois votre renonciation rédigée, effectuez une dernière lecture pour vous assurer que le texte est lisible et clair. Assurez-vous également que vos supporteurs ont un moyen de contacter quelqu’un de votre organisation s’ils ont des questions ou des difficultés à remplir le formulaire de renonciation.
3. Rendez la renonciation disponible à l’avance.
L’un des principaux avantages des renonciations numériques est que vos supporteurs peuvent les compléter d’avance, peu importe l’appareil et le lieu. Pour en profiter pleinement, vous devrez rendre la renonciation disponible aux participants bien avant l’événement.
Voici quelques façons de faire circuler votre renonciation et de recueillir des signatures :
- Incorporez un lien vers la renonciation sur la page web de l’événement ou sur le formulaire d’inscription
- Publiez des liens vers la renonciation sur les médias sociaux
- Ajoutez des liens vers votre renonciation dans les courriels faisant la promotion de l’événement
- Intégrez la renonciation à votre site web
- Ajoutez des codes QR de la renonciation à vos dépliants et aux affiches faisant la promotion de l’événement
Encouragez les partisans à remplir la renonciation à l’avance, mais n’oubliez pas de leur faire savoir qu’il y aura également un moyen de signer une renonciation lors de l’événement. Si vous prévoyez envoyer un rappel aux participants juste avant l’événement, assurez-vous d’inclure des renseignements sur l’emplacement de vos kiosques afin qu’ils puissent signer le formulaire avant de participer.
4. Consultez un expert juridique.
Chaque fois que votre organisation rédige un document juridique, il est primordial que vous demandiez à un avocat ou à un juriste d’examiner et d’approuver le document avant de l’utiliser.
Les lois sur les renonciations peuvent varier considérablement selon les pays, les provinces et même les villes, il est donc recommandé de trouver quelqu’un qui connaît bien les lois et règlements de votre région. De plus, l’utilisation de modèles types de renonciation n’est généralement pas une bonne idée. Bien qu’il puisse être tentant de télécharger rapidement un modèle pour votre prochain événement et de l’adapter à votre OBNL, la renonciation pourrait être invalide si elle n’est pas rédigée ou approuvée par un expert juridique.
N’oubliez pas de faire approuver votre renonciation chaque fois que vous y faites des ajouts ou que vous y apportez des modifications.
Les renonciations ne sont pas seulement un outil important pour les sports d’aventure comme les excursions en kayak. De nombreux domaines utilisent les renonciations comme moyen de protéger leurs entreprises et leurs organisations. Pour vous assurer que votre OBNL tire le meilleur parti de ses renonciations, il est important de suivre les meilleures pratiques pour faciliter l’accessibilité et l’utilisation. Et, surtout, consultez toujours un expert juridique avant de faire signer une renonciation.
